Τα συστήματα διαχείρισης ISO παρέχουν μια δομημένη προσέγγιση για τη διαχείριση διαφόρων πτυχών οποιασδήποτε επιχείρησης, από την ικανοποίηση των πελατών έως την ασφάλεια των πληροφοριών.
Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ISO μπορεί αφενός να αποφέρει οφέλη όπως βελτιωμένη αποτελεσματικότητα, καλύτερη διαχείριση κινδύνων, ενισχυμένη εμπιστοσύνη πελατών κ.α. και αφετέρου να ανοίξει πόρτες για νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες, καθώς πολλοί πελάτες και συνεργάτες προτιμούν να συνεργάζονται με εταιρείες οι οποίες διαθέτουν συστήματα ISO.
Επίσης, η ύπαρξη ενός τέτοιου ισχυρού συστήματος διαχείρισης μπορεί να οδηγήσει σε εξοικονόμηση κόστους μέσω βελτιστοποιημένων διαδικασιών και μειωμένων σφαλμάτων.
Εύρεση του κατάλληλου φορέα συστημάτων ISO
Για την κατάλληλη επιλογή ενός συστήματος ISO, αρχικά θα πρέπει να επιλέξετε έναν διαπιστευμένο φορέα με εμπειρία ανάλογη με τον κλάδο της επιχείρησης, ο οποίος οφείλει να είναι σε θέση να παρέχει αναλυτικά πολύτιμες πληροφορίες κατά τη διαδικασία της επιλογής.
Αξιολόγηση και προγραμματισμός
Το ταξίδι προς την επιλογή ενός συστήματος ISO ξεκινά με μια ενδελεχή αξιολόγηση του υπάρχοντος συστήματος διαχείρισης της επιχείρησης.
Εκεί γίνεται ένας αναλυτικός έλεγχος για να εντοπιστούν τα οποιαδήποτε κενά έτσι ώστε να βρεθούν οι διαφορές μεταξύ των υφιστάμενων πρακτικών και των απαιτήσεων του πρότυπου στο οποίο στοχεύει η επιχείρηση αυτή.
Αυτή η διαδικασία βοηθά στην κατανόηση της κατεύθυνσης στην οποία οφείλουν να εστιάσουν οι προσπάθειες μιας επιχείρησης έτσι ώστε να μπορεί να δοθεί η ανάλογη υποστήριξη.
Μερικά πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη είναι:
- Ποιο είναι το εύρος και οι στόχοι του συστήματος διαχείρισης;
- Ποιους τομείς της επιχείρησης θα καλύπτει το σύστημα διαχείρισης;
- Ποιες συγκεκριμένες βελτιώσεις χρειάζεται να επιτευχθούν;
- Υπάρχει σαφήνεια και ρεαλισμός όταν μπαίνουν στόχοι;
Η εξασφάλιση της δέσμευσης της διοίκησης είναι επίσης ζωτικής σημασίας για την επιτυχή εφαρμογή ενός συστήματος ISO. Ως ιδιοκτήτης ή διευθυντής μιας επιχείρησης, πρέπει πάντα να δίνετε το καλό παράδειγμα, συνεπώς δείξτε τη δέσμευσή σας μέσω της σωστής κατανομής πόρων, της ενεργού συμμετοχής στη διαδικασία υλοποίησης και της σαφής επικοινωνίας της σημασίας του συστήματος ISO σε όλα τα μέλη του προσωπικού.
Ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισης
Μετά την ολοκλήρωση της αξιολόγησης, ήρθε η ώρα να αναπτύξετε το σύστημα διαχείρισης.
Ξεκινήστε δημιουργώντας τα κατάλληλα έγγραφα, τα οποία θα περιέχουν την ανάλογη πολιτική και τις ανάλογες διαδικασίες, οι οποίες θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται τόσο με τις απαιτήσεις του επιλεγμένου συστήματος ISO όσο και με τους επιχειρηματικούς στόχους της επιχείρησής σας.
Αυτά τα έγγραφα πρέπει να είναι σαφή, συνοπτικά και σχετικά με τις ανάλογες δραστηριότητες της επιχείρησής σας.
Αποφύγετε τη δημιουργία περίπλοκων διαδικασιών οι οποίες, ενώ φαίνονται καλές στο χαρτί και στα λόγια, δεν είναι δυνατό να ακολουθηθούν πρακτικά.
Αναζητήστε λοιπόν τα κατάλληλα πρότυπα για να σας υποστηρίξουν καθορίζοντας σαφείς ρόλους και ευθύνες μεταξύ των μελών της επιχείρησής σας για την κατάλληλη εφαρμογή και τη σωστή συντήρηση του συστήματος διαχείρισης.
Αναθέστε σε έναν εκπρόσωπο διοίκησης την επίβλεψη της διαδικασίας, γνωρίζοντας παράλληλα ότι όλοι μέσα στην επιχείρησή σας, έχουν ένα ρόλο να παίξουν στη σωστή λειτουργία του συστήματος.
Τεκμηριώστε τις διαδικασίες με τέτοιο τρόπο, ο οποίος να έχει νόημα για την επιχείρησή σας, αφού τα περισσότερα συστήματα ISO είναι ευέλικτα και εστιάστε σε ό,τι είναι πραγματικά απαραίτητο διασφαλίζοντας έτσι συνεπείς και αποτελεσματικές λειτουργίες.
Ακόμη, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε στοιχεία όπως διαγράμματα ροής, οδηγίες εργασίας ή ακόμα και οδηγούς βίντεο, εάν το κρίνετε απαραίτητο για την επιχείρησή σας.
Εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση
Όλα τα μέλη της επιχείρησή σας πρέπει να βρίσκονται πάντα σε συνεχή συνεργασία για να πετύχει το σύστημα διαχείρισης, επομένως η σωστή εκπαίδευση στα συστήματα ISO είναι απαραίτητη.
Εκπαιδεύστε λοιπόν όλα τα μέλη της επιχείρησής σας κατάλληλα σε όλα όσα αφορούν τις απαιτήσεις των συστημάτων ISO και με το πώς αυτά σχετίζονται με την καθημερινή σας εργασία.
Δεν χρειάζεται να γίνουν όλα τα μέλη της επιχείρησής σας ειδικοί στα συστήματα ISO, αλλά να γνωρίζουν τουλάχιστον ότι κατανοούν τις αρχές και τον ρόλο τους στη σωστή και
αποτελεσματική λειτουργία της.
Χτίστε μια κουλτούρα εμπιστοσύνης και συμμόρφωσης στην επιχείρησή σας για την τήρηση σωστών και σταθερών κανόνων λειτουργίας.
Μιλάμε για τη δημιουργία ενός περιβάλλοντος σε μια επιχείρηση όπου εκτιμάται η ποιότητα, η αποτελεσματικότητα και η συνεχής βελτίωση.
Ενθαρρύνετε συνεχώς τα μέλη της επιχείρησής σας να προτείνουν βελτιώσεις και να αναφέρουν οποιαδήποτε προβλήματα εμφανίζονται κατά καιρούς.
Ξεκαθαρίστε ότι το σύστημα ISO που έχετε επιλέξει για την επιχείρησή σας δεν είναι ένα πρόσθετο βάρος αλλά ένα εργαλείο το οποίο βοηθά τα μέλη της να κάνουν τη δουλειά τους καλύτερα και πιο ξεκούραστα.
