Τα διεθνή πρότυπα ISO είναι σημαντικά εργαλεία το οποία, αφού αποκτηθούν, βοηθούν κάθε επιχείρηση να αντιμετωπίσει πολλά και σοβαρά προβλήματα.
Αν και η απόκτηση οποιασδήποτε πιστοποίησης απαιτεί χρόνο, χρήμα και προσπάθεια, ωστόσο ωφελεί κάθε επιχείρηση καθώς βελτιώνει διαδικασίες και ελέγχους, προσφέροντας παράλληλα μεγαλύτερη αξιοπιστία.
Κόστος και τελική τιμή
Το κόστος για την ανάπτυξη και την εγγραφή ενός συστήματος διαχείρισης για απόκτηση πιστοποίησης ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της εκάστοτε επιχείρησης.
Η τελική τιμή καθορίζεται από τον αριθμό και την τοποθεσία των υποκαταστημάτων, τη φύση και το εύρος της εργασίας και τον αριθμό των βαρδιών της εκάστοτε επιχείρησης.
Ως επιχείρηση λάβετε υπόψη τα κάτωθι κόστη για την επιλογή της σωστής πιστοποίησης:
- Κόστη τα οποία σχετίζονται με την ανάπτυξη υλοποίησης και τεκμηρίωσης ενός συστήματος διαχείρισης
- Κόστη τα οποία σχετίζονται με την εκπαίδευση προσωπικού για δημιουργία των απαιτούμενων εγγράφων καθώς και με την οργάνωση και διεξαγωγή αποτελεσματικών εσωτερικών ελέγχων
- Κόστη αμοιβής ελέγχου η οποία καλύπτει ολοκλήρωση ελέγχου για εγγραφή του συστήματος διαχείρισης
Τυχόν συμβουλές εξωτερικών συμβούλων βοηθούν κάθε επιχείρηση να περιορίσει μερικά από αυτά τα κόστη, μειώνοντας τις πιθανότητες μιας λανθασμένης διαδρομής ή μιας οποιασδήποτε παράλειψης ικανοποίησης σημαντικών απαιτήσεων.
Γενικά, ο χρόνος απόκτησης οποιασδήποτε πιστοποίησης κυμαίνεται μεταξύ 6 και 8 μηνών.
Η τελική τιμή ποικίλλει ανάλογα με το επίπεδο ωριμότητας των συστημάτων διαχείρισης, την κλίμακα, την πολυπλοκότητα και το εύρος εργασίας της εκάστοτε επιχείρησης.
Συνεπώς, αφού πρώτα καταγραφεί αναλυτικό ιστορικό λειτουργίας, θα ακολουθήσουν ανάλογες διαδικασίες για να διασφαλιστεί η εταιρεία ικανοποιεί τις απαιτήσεις επιθεώρησης.
4 απαραίτητα στάδια απόκτησης πιστοποίησης:
- Δημιουργία συστήματος διαχείρισης
- Κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες με συμμετοχή όλων των εργαζομένων
- Διαδικασίες τεκμηρίωσης
- Εξέταση, αποδοχή και παράδοση των ανάλογων εγγράφων
- Έναρξη λειτουργίας συστήματος
- Βεβαίωση ότι οι διαδικασίες τεκμηρίωσης εκτελούνται με ακρίβεια
- Βεβαίωση ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν κατάλληλη εκπαίδευση για τα καθήκοντα που εκτελούν
- Δημιουργία αποτελεσματικών συστημάτων αναφοράς για επιθεώρηση, δοκιμές, διορθωτικά και προληπτικά μέτρα, συνεδρίες διοικητικής αναθεώρησης, παρακολούθηση στόχων, στατιστικές μέθοδοι κ.α.
- Όπου είναι εφικτό, χρήση μετρήσιμων δεδομένων παρακολούθησης της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών
- Τακτικός έλεγχος με σκοπό τη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών της επιχείρησής σας
- Βεβαίωση σωστής λειτουργίας συστήματος
- Πραγματοποίηση ελέγχου και αξιολόγηση των διαδικασιών και της συμμόρφωσης του συστήματος
- Έρευνα, ομαδική επικοινωνία και εξέταση των αρχείων του συστήματος
- Ορισμός και καταγραφή τόσο των πλεονεκτημάτων όσο και των μειονεκτημάτων του συστήματος
- Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες, όπου απαιτούνται
- Σωστή επιλογή φορέα πιστοποίησης και υποβολή αίτησης πιστοποίησης
- Έρευνα επιλογής φορέα πιστοποίησης, έλεγχος ιστορικού, συνάφειας, διαπιστεύσεων κ.α.
- Υποβολή των απαιτούμενων εγγράφων για το σύστημα διαχείρισης και αξιολόγηση για επιβεβαίωση συμμόρφωσης σύμφωνα με το σχετικό πρότυπο
- Πρόσκληση του επιλεγμένου φορέα πιστοποίησης για τη διενέργεια της αρχικής επιθεώρησης και αναμονή της τελικής απόφασης
Απονομή πιστοποιητικού
Το πιστοποιητικό για το οποίο έχει υποβληθεί η ανάλογη αίτηση, απονέμεται στην εκάστοτε επιχείρηση αφού ο επιθεωρητής του επιλεγμένου φορέα υποβάλει τις εκθέσεις για έλεγχο, προκειμένου να διαπιστωθεί ότι πληρούνται όλες οι απαραίτητες συμμορφώσεις.
